Błędy w rozeznaniu rynku i zapytaniu ofertowym mogą skutkować korektą finansową. Sprawdź, jak ich uniknąć i jak się bronić.
Rozeznanie rynku i zapytanie ofertowe to ważne elementy realizacji projektów dotacyjnych. Ich celem jest wykazanie, że beneficjent wybrał wykonawcę w sposób racjonalny, przejrzysty i zgodny z zasadami konkurencyjności. Błędy na tym etapie mogą prowadzić do korekty finansowej albo uznania wydatku za niekwalifikowalny.
Najczęstsze błędy
Do najczęściej kwestionowanych uchybień należą:
- brak udokumentowania rozeznania rynku,
- zebranie zbyt małej liczby ofert,
- opis zamówienia wskazujący konkretnego wykonawcę,
- niejasne kryteria oceny,
- brak uzasadnienia wyboru,
- zbyt krótki termin składania ofert,
- zmiana zakresu zamówienia po wyborze wykonawcy,
- wybór oferty niezgodnie z warunkami zapytania.
Instytucje kontrolujące zwracają uwagę nie tylko na sam wynik postępowania, ale także na dokumenty potwierdzające jego przebieg.
Jak ograniczyć skutki błędu?
Jeżeli instytucja zakwestionowała rozeznanie rynku, warto wykazać, że wybór wykonawcy był racjonalny, cena odpowiadała warunkom rynkowym, a ewentualne uchybienie nie wpłynęło na konkurencję ani na wysokość wydatku.
Dobrze przygotowane wyjaśnienia mogą ograniczyć ryzyko korekty albo zmniejszyć jej wysokość.