Nie każdy przydatny zakup jest wydatkiem kwalifikowalnym. Sprawdź, kiedy instytucja może zakwestionować koszt w projekcie.
Wielu beneficjentów zakłada, że skoro zakup był potrzebny dla firmy, gminy lub organizacji, to powinien zostać uznany za kwalifikowalny. To częsty błąd. W projektach dotacyjnych liczy się nie tylko użyteczność wydatku, ale przede wszystkim jego zgodność z umową, regulaminem konkursu, wytycznymi i celem projektu.
Wydatek może być praktyczny i racjonalny z punktu widzenia beneficjenta, a jednocześnie niekwalifikowalny w konkretnym projekcie.
Kiedy pojawia się problem?
Instytucja może zakwestionować wydatek, jeżeli:
- nie mieści się w katalogu kosztów,
- nie jest niezbędny do celu projektu,
- został źle opisany we wniosku,
- służy ogólnej działalności beneficjenta,
- nie wspiera wskaźników projektu,
- nie został prawidłowo udokumentowany.
Przykład praktyczny
Sprzęt biurowy, prezentacyjny lub organizacyjny może być użyteczny, ale nie zawsze będzie kwalifikowalny. Trzeba wykazać bezpośredni związek z projektem, a nie tylko ogólną przydatność.
Jak bronić wydatku?
Warto pokazać, że koszt był celowy, racjonalny, niezbędny i powiązany z konkretnym rezultatem projektu. Kluczowe są dokumenty, opis wykorzystania i zgodność z dokumentacją programową.