Wydatek niekwalifikowalny może prowadzić do zwrotu dotacji. Sprawdź, kiedy koszt może zostać zakwestionowany i jak przygotować wyjaśnienia.
Wydatek niekwalifikowalny to koszt, którego nie można sfinansować ze środków dotacji. Może to być wydatek poniesiony poza okresem kwalifikowalności, niezgodny z celem projektu, niewłaściwie udokumentowany albo nieprzewidziany w dokumentacji konkursowej.
Problem często pojawia się dopiero na etapie rozliczenia projektu. Beneficjent uważa, że zakup był potrzebny i uzasadniony, natomiast instytucja finansująca ocenia go przez pryzmat umowy, regulaminu konkursu, wytycznych i katalogu kosztów kwalifikowalnych.
Kiedy wydatek może zostać uznany za niekwalifikowalny?
Najczęstsze sytuacje to:
- brak związku wydatku z celem projektu,
- brak racjonalnego uzasadnienia kosztu,
- zakup sprzętu lub usługi poza katalogiem wydatków,
- naruszenie procedury wyboru wykonawcy,
- brak faktury, protokołu odbioru lub potwierdzenia zapłaty,
- poniesienie kosztu przed lub po okresie kwalifikowalności,
- wykorzystanie zakupu do celów innych niż projekt.
Warto pamiętać, że użyteczność wydatku nie zawsze oznacza jego kwalifikowalność. Koszt może być potrzebny firmie lub gminie, ale niekoniecznie zgodny z konkretnym programem dotacyjnym.
Jak bronić wydatku?
W odpowiedzi do instytucji należy wykazać, że wydatek był celowy, racjonalny, niezbędny i bezpośrednio związany z projektem. Pomocne są dokumenty potwierdzające wykorzystanie zakupu, osiągnięcie wskaźników oraz zgodność z wnioskiem o dofinansowanie.
Dobrze przygotowane wyjaśnienia mogą zapobiec zwrotowi dotacji albo ograniczyć wysokość korekty.