Instytucja uznała zakup za niekwalifikowalny? Sprawdź, jak przygotować wyjaśnienia i wykazać związek wydatku z projektem.
Zakup uznany za niekwalifikowalny może prowadzić do zwrotu części dotacji albo nałożenia korekty finansowej. Najczęściej instytucja kwestionuje zakup wtedy, gdy uzna, że nie był on potrzebny do realizacji projektu, nie mieścił się w katalogu wydatków, został niewłaściwie opisany albo nie został prawidłowo udokumentowany.
Nie zawsze jednak stanowisko instytucji jest prawidłowe. Beneficjent może wykazać, że zakup był zgodny z celem projektu i rzeczywiście służył osiągnięciu założonych rezultatów.
Jak przygotować wyjaśnienia?
W wyjaśnieniach należy wskazać:
- jaki był cel zakupu,
- gdzie zakup został opisany we wniosku,
- w jaki sposób służył realizacji projektu,
- jakie wskaźniki lub rezultaty wspierał,
- czy został prawidłowo udokumentowany,
- czy był racjonalny i niezbędny.
Warto załączyć faktury, protokoły odbioru, zdjęcia, raporty, korespondencję, ewidencję wykorzystania sprzętu albo inne dokumenty potwierdzające realny związek zakupu z projektem.
Czego unikać?
Nie wystarczy napisać, że zakup był „potrzebny” albo „przydatny”. Instytucja ocenia kwalifikowalność przez pryzmat umowy, regulaminu, wytycznych i katalogu wydatków. Wyjaśnienia muszą więc pokazywać nie tylko użyteczność zakupu, ale jego zgodność z dokumentacją projektu.