Błędy w zapytaniu ofertowym mogą prowadzić do korekty finansowej. Sprawdź, jak przygotować zapytanie w projekcie unijnym.
Zapytanie ofertowe w projekcie unijnym powinno być przygotowane w sposób przejrzysty, niedyskryminacyjny i zgodny z zasadą konkurencyjności. To jeden z najczęściej kontrolowanych elementów projektu.
Błędy w zapytaniu mogą prowadzić do zakwestionowania wydatku, korekty finansowej albo obowiązku zwrotu części dotacji.
Co powinno zawierać zapytanie ofertowe?
Najczęściej zapytanie powinno określać:
- przedmiot zamówienia,
- warunki udziału wykonawców,
- kryteria oceny ofert,
- termin składania ofert,
- sposób komunikacji,
- wymagane dokumenty,
- termin realizacji,
- zasady wyboru oferty.
Najczęstsze błędy
Beneficjenci często popełniają błędy, takie jak:
- zbyt szczegółowy opis wskazujący jednego wykonawcę,
- niejasne kryteria oceny,
- za krótki termin składania ofert,
- brak publikacji zapytania,
- zmiana warunków po publikacji,
- wybór oferty niezgodnie z zasadami.
Jak ograniczyć ryzyko korekty?
Przed publikacją zapytania warto sprawdzić, czy warunki są obiektywne, możliwe do spełnienia przez różnych wykonawców i zgodne z celem projektu. Dokumentacja powinna pokazywać, dlaczego wybrano konkretną ofertę.