Pracownicy często występują do pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.
Zaświadczenia takie konieczne są m. in. np. w banku, sklepie – do celów kredytowych, czy też w spółdzielni mieszkaniowej.
Niestety przepisy prawa pracy nie odnoszą się wprost do takiego „obowiązku wydawania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach pracownika”.
Należy wspomnieć, iż wydawanie takich wniosków i zaświadczeń może stanowić duży kłopot dla pracodawcy, ponieważ musi on znaleźć czas na wypełnienie kilku lub kilkunastu zaświadczeń, tym bardziej, że każda z instytucji ma swój wzór. Często również pracownicy chcą takie wnioski pilnie „na już”.
Jedyny przypadek, gdy wydanie takiego zaświadczenia / wniosku jest obowiązkowe dla pracodawcy to obowiązek wydawania zaświadczenia o zarobkach został przewidziany jedynie w art. 125 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2013.1440 j.t.). Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest zobowiązany wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Zaświadczenie to wydawane jest w postaci tzw. druku ZUS RP-7. Jest to dokument niezbędny do ustalenia prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz ich wysokości. O wydanie takiego zaświadczenia może wnioskować pracownik lub były pracownik, co w szczególności można uzasadniać prawem do ustalenia kapitału początkowego lub uprawnień emerytalno – rentowych. Poza wskazanym powyżej przepisem brak jest powszechnie wiążących regulacji prawnych, które nadawałyby pracownikom prawo do skutecznego uzyskania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.
Ale mimo to, że w przepisy prawa pracy nie stanowią o obowiązku wydawania przez pracodawcę zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, to sądy w swoich wyrokach dostrzegły problem i wskazały na konieczność respektowania przez pracodawcę uzasadnionego interesu pracownika, przejawiającego się w konieczności uzyskania takiego zaświadczenia na potrzeby konkretnych sytuacji życiowych. Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia z dnia 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99) pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (art. 2 § 1 i 476 § 1 KPC). W uzasadnieniu do tego postanowienia Sąd Najwyższy stwierdził, że wprawdzie w Kodeksie pracy nie ma wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale może być on wywodzony z szeregu postanowień Kodeksu, takich chociażby jak to, że pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami, stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy, wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego, wydać świadectwo pracy, czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.
Mając na uwadze również ogólne założenia i zasady prawa pracy, pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, że istnieje obowiązek pracodawcy dbania o dobro pracownika – a co najmniej respektowania tego dobra, analogicznie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy. W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów, takich jak np. świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp. – istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy, a nawet szerzej np. w przypadku, gdy chodzi o zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy.