Zwrot dotacji — kiedy jest konieczny?
Wezwanie do zwrotu środków z projektu grantowego? Nie wolno podejmować pochopnych decyzji i działać bez rozważenia wszystkich opcji. W wielu przypadkach można skutecznie wykazać, że wydatki zostały poniesione zgodnie z umową i zasadami programu. Zwrot całej dotacji nie zawsze jest konieczny — wszystko zależy od okoliczności.
Co to jest wydatek kwalifikowalny?
Po pierwsze należy wyjaśnić pojęcia.
W projektach unijnych wydatek kwalifikowalny to taki, który:
- został poniesiony w określonym czasie (np. w ciągu 10 miesięcy od podpisania umowy),
- służył realizacji celu projektu,
- mieścił się w limitach i kategoriach określonych w regulaminie.
Jak udowodnić, że wydatek był zgodny z zasadami?
Co do zasady przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji należy zebrać dokumenty np.:
- faktury i potwierdzenia przelewu,
- umowę z dostawcą usługi,
- fragmenty regulaminu i umowy grantowej,
- komunikaty instytucji pośredniczącej.
To pomoże wykazać, że działania były zgodne z zasadami i w dobrej wierze.
Co zrobić, gdy instytucja żąda zwrotu?
Jeśli instytucja zakwestionowała wydatek należy m.in.:
- złożyć pisemne wyjaśnienie, powołując się na dokumenty i wytyczne,
- podkreślić, że wydatek był racjonalny, celowy i zgodny z zasadą gospodarności,
- wskazać, że zmiana interpretacji zasad nie może obciążać beneficjenta, który działał zgodnie z wcześniejszymi komunikatami.
Zasada zaufania i proporcjonalności
Prawo wymaga, by instytucje działały rzetelnie i proporcjonalnie. Jeśli wydatek nie naruszył interesu publicznego, nie był nadmierny i służył celom projektu — nie powinien być podstawą do zwrotu całej dotacji.
Co wskazuje orzecznictwo sądów administracyjnych?
Sądy potwierdzają, że:
„Ocena kwalifikowalności wydatku musi uwzględniać jego rzeczywisty związek z realizacją projektu, a nie tylko datę poniesienia.” (WSA Warszawa, IV SA/Wa 2783/22)
„Beneficjent nie może ponosić konsekwencji zmiennej interpretacji wytycznych, jeśli działał zgodnie z ich pierwotną treścią.” (NSA, II OSK 1560/10)
Jak ograniczyć ryzyko zwrotu całej dotacji?
- należy wskazać, że wydatek był poniesiony w okresie kwalifikowalności.
- należy udowodnić jego związek z celem projektu.
- należy powołać się na dokumenty i komunikaty instytucji.
- należy złożyć wniosek o ponowną ocenę lub częściowe uznanie wydatku.
A w ostateczności należy skorzystać z procedury odwoławczej lub skargi do sądu administracyjnego.