Instytucja uznała wydatek za niekwalifikowalny? Sprawdź, jak odpowiedzieć na wezwanie do zwrotu dotacji i jak bronić rozliczenia projektu.
Wydatek niekwalifikowalny to koszt, którego instytucja nie uznaje za możliwy do sfinansowania z dotacji. Problem często pojawia się dopiero na etapie rozliczenia projektu lub kontroli. Beneficjent może być przekonany, że zakup był potrzebny, natomiast instytucja ocenia go przez pryzmat umowy, regulaminu konkursu, wytycznych i katalogu wydatków kwalifikowalnych.
Wezwanie do zwrotu środków z powodu wydatku niekwalifikowalnego wymaga szybkiej i dobrze udokumentowanej odpowiedzi.
Dlaczego wydatek może zostać zakwestionowany?
Najczęstsze przyczyny to:
- brak związku wydatku z celem projektu,
- brak uzasadnienia potrzeby zakupu,
- koszt poniesiony poza okresem kwalifikowalności,
- wydatek niezgodny z katalogiem kosztów,
- nieprawidłowa dokumentacja księgowa,
- brak protokołu odbioru,
- wykorzystanie zakupu poza projektem.
Jak przygotować odpowiedź?
W odpowiedzi warto wskazać:
- gdzie wydatek został opisany we wniosku,
- dlaczego był potrzebny do realizacji projektu,
- jakie rezultaty lub wskaźniki wspierał,
- jak został faktycznie wykorzystany,
- jakie dokumenty potwierdzają jego poniesienie,
- dlaczego stanowisko instytucji jest błędne.
Nie wystarczy napisać, że zakup był „przydatny”. Trzeba wykazać jego kwalifikowalność w konkretnym projekcie.