Błędy w świadectwie pracy – korekta po latach lub gdy firma już nie istnieje

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy w związku z ustaniem stosunku pracy (bez względu na sposób ustania stosunku pracy) jest wydanie świadectwa pracy, w którym dokumentuje się informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia.

Świadectwo pracy jest niesamowicie ważnym dokumentem, zarówno w kolejnym miejscu pracy jak i ma niebagatelne znaczenie dla uprawnień emerytalnych czy rentowych, z tego też względu należy zweryfikować, aby w jego treści nie pojawiły się żadne błędy czy nieścisłości.

W przypadku błędów w świadectwie pracy wykrytych w momencie jego wydania – sprawa wydaje się oczywista – zgodnie z przepisami kodeksu pracy, pracownik powinien i może wystąpić do pracodawcy w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa z (pisemnym) wnioskiem o jego sprostowanie.

Pracodawca ma dwie opcje po otrzymaniu takiego wniosku pracownika albo uwzględnić wniosek o sprostowanie – wydając nowe świadectwo pracy, lub zawiadomić byłego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o odmowie sprostowania.

Następnie, pracownik może w ciągu 14 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania wystąpić do sądu pracy z powództwem o sprostowanie świadectwa.

Co więcej, o uprawnieniu wystąpienia z powództwem do sądu w przypadku odmowy sprostowania świadectwa pracy – pracodawca musi poinformować pracownika o jego uprawnieniach.

Art. 97 § 2 1 kodeksu pracy: „Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.”

Niestety, zdarza się, iż błędy w wydanym świadectwo pracy wykrywane są po latach. I wtedy pojawia się pytanie co ma zrobić pracownik, aby uzyskać skorygowane świadectwo pracy.

I w takim przypadku mają miejsce różne sytuacje np. pracodawca nie chce skorygować błędnego świadectwa pracy (np. powołując się na upływ ww. terminów) lub też pracodawca np. już nie istnieje (np. z powodu likwidacji, upadłości itp.).

Po pierwsze, pracodawca winien skorygować błędy w świadectwie pracy, nawet jeśli pracownik zwróci się z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy po upływie terminu 14 dni od wystawienia tego dokumentu.

Nie istnieje żadna przeszkoda, aby skorygować dane świadectwo pracy w dowolnym czasie (nawet mimo upływu ww. terminów). I to zarówno na skutek wniosku pracownika jak i z własnej inicjatywy pracodawcy, gdyż jest to dokument niezwykle istotny dla pracownika, ponieważ jak już wspominano powyżej zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Często jednak pracodawcy odmawiają korekty świadectwa pracy powołując się głownie na upływ ww. terminów, argumentując, iż to w interesie pracownika leży dopilnowanie poprawności świadectwa.

Jednakże, oczywiste również jest, że również w interesie pracodawcy leży skorygowanie błędnego świadectwa pracy nawet po upływie ww. terminów, co pozwoli uniknąć ewentualnych problemów w przyszłości (np. ewentualnego powództwa byłego pracownika).

Dlatego też, w przypadku, gdy pracodawca odmawia skorygowania świadectwa (np. czy to w skutek upływu ww. terminów ustawowych czy też nie widząc podstawy do skorygowania), byłemu pracownikowi przysługuje uprawnienie do wystąpienie do sądu pracy z roszczeniem o skorygowanie treści świadectwa pracy.

Kolejny przypadek to sytuacja gdy np. pracodawca już nie istnieje (z różnych powodów  likwidacja, przekształcenie itp.).

Gdy zakład pracy już nie istnieje, nikt nie jest uprawniony do poprawienia świadectwa pracy, nawet archiwum. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby sprostować ten błąd za pomocą posiadanych dokumentów, numeru PESEL itp. Świadectwo pracy potwierdza fakt zatrudnienia, ale informacje są w nim zamieszczane na podstawie na przykład umowy o pracę. W takiej umowie powinny być informacje np. numer PESEL, imię i nazwisko itp. Wtedy należy przygotować „zastępcze dokumenty” potwierdzające poprawne dane (np. zaświadczenia od pracodawców, legitymacja ubezpieczeniowa z wpisami o zatrudnieniu, umowa o pracę, opinie o pracy, wpisy w „książeczkowym” dowodzie osobistym, legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, pisma, które kierował do pracownika pracodawca (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody) oraz zeznania świadków)

Rejestr archiwów oraz podmiotów, które uzyskały wpis do rejestru, tzw. przechowawców, prowadzonego przez marszałka województwa prowadzi Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Jest on również dostępny na stronie internetowej: bip.ap.gov.pl. Na obszarze każdego województwa jest archiwum, które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Takie podmioty mogą wydawać wypisy, odpisy z dokumentacji, którą posiadają.

Gdyby zakład pracy jednak nadal istnieje albo został przekształcony, wtedy mamy do czynienia z następstwem prawnym, zakład pracy jest zobowiązany wystawić dokumenty potwierdzające poprawne dane na podstawie posiadanej dokumentacji osobowo-płacowej.

Jednakże, trzeba mieć na uwadze, że nie każdy błąd w świadectwie pracy wymaga wdrożenia ww. działań, gdyż niektóre błędy w świadectwie pracy nie dotyczą istotnych elementów – np. okresów zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia, które wpłynęłyby na ustalenie emerytury. Ponadto np. błąd w dacie urodzenia można zweryfikować za pomocą numeru PESEL, imię i nazwisko pracownika za pomocą innych dokumentów (np. umowa o pracę, dowód osobisty itp.).

Jednakże, bez względu na podstawy korekty świadectwa pracy – w wypadku sporządzenia nowego świadectwa pracy (skorygowanego o ewentualne błędy) powinno być wystawione z aktualną datą oraz dopiskiem korekta świadectwa pracy.

 

Zadzwoń