Tak, instytucja finansująca może zakwestionować wydatek także po zakończeniu realizacji projektu, zwłaszcza na etapie rozliczenia, kontroli lub trwałości projektu. Pozytywna ocena wniosku o dofinansowanie nie oznacza automatycznej akceptacji każdego późniejszego kosztu.
Beneficjent powinien liczyć się z tym, że instytucja może sprawdzać:
- czy wydatek był zgodny z celem projektu,
- czy został poniesiony w okresie kwalifikowalności,
- czy był prawidłowo udokumentowany,
- czy zachowano procedury wyboru wykonawcy,
- czy zakupiony sprzęt lub usługa rzeczywiście służyły projektowi,
- czy osiągnięto deklarowane wskaźniki.
W praktyce wiele sporów dotyczy sytuacji, w której beneficjent uznaje wydatek za potrzebny, a instytucja twierdzi, że nie był on niezbędny albo nie mieścił się w katalogu wydatków kwalifikowalnych.
W takiej sytuacji warto przygotować odpowiedź opartą na dokumentach: wniosku, umowie, regulaminie, wytycznych, fakturach, protokołach odbioru i dowodach faktycznego wykorzystania wydatku w projekcie.