Wydatek niekwalifikowalny to taki koszt, który nie może zostać sfinansowany ze środków dotacji, nawet jeżeli faktycznie został poniesiony przez beneficjenta. Instytucja może uznać wydatek za niekwalifikowalny, gdy nie mieści się on w katalogu kosztów, nie jest niezbędny dla projektu, został poniesiony poza okresem kwalifikowalności albo nie został prawidłowo udokumentowany.
W praktyce problem często pojawia się dopiero na etapie rozliczenia projektu lub kontroli. Beneficjent może być przekonany, że dany zakup był potrzebny, natomiast instytucja ocenia, czy był on zgodny z umową, regulaminem, wytycznymi i celem projektu.
Najczęstsze przyczyny zakwestionowania wydatku:
- brak związku z celem projektu,
- brak uzasadnienia racjonalności kosztu,
- zakup innego sprzętu niż przewidziany we wniosku,
- naruszenie procedury wyboru wykonawcy,
- brak dokumentów księgowych lub odbiorowych,
- poniesienie kosztu po terminie.
Sam fakt, że wydatek był użyteczny dla firmy, gminy lub organizacji, nie oznacza jeszcze, że był kwalifikowalny w konkretnym projekcie. Dlatego przy sporze o kwalifikowalność warto przygotować precyzyjne wyjaśnienia i wykazać związek kosztu z celem oraz rezultatami projektu.