Zgodnie z ogólnym rozporządzaniem o ochronie danych osobowych (RODO) dane służbowe są danymi osobowymi, bo takimi danymi są wszelkie informacje o zidentyfikowanych lub możliwych od zidentyfikowania osobach fizycznych (motyw 26 preambuły RODO).
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz 922), dane takie jak np. imię, nazwisko, adres mailowy lub telefon służbowy pracownika są danymi osobowymi, ale pracodawca jako administrator tych danych posiada uprawnienie do ich udostępniania nawet bez zgody tegoż pracownika.
Wynika to z faktu, iż dane te są nierozerwalnie związane z życiem zawodowym pracownika w danej firmie i z wykonywaniem powierzonych mu obowiązków pracowniczych.
SN wyrokiem z dnia 19.11.2003 r. (SN I PK 590/02, Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych) potwierdził, iż:
„1. Nazwisko (i imię) jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej.
2. Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika.”
