Nawet prawidłowo realizowana umów o dofinansowanie podlega kontroli. Kontrole mogą wynikać z różnych przyczyn a jednym z głównych obowiązków beneficjenta jest właśnie poddanie się takiej kontroli.
Co do zasady, bardzo częstą sytuacją jest, iż nawet wzorowo prowadzony projekt w trakcie kontroli wykazuje uchybienia / zastrzeżenia i organ kontrolujący stwierdzi wystąpienie nieprawidłowości.
Po zakończeniu każdej kontroli sporządzana jest tzw. informacja pokontrolna. Dokument ten stanowi podsumowanie dokonanych w toku kontroli czynności i jest on każdorazowo doręczany kontrolowanemu.
Dlatego tak ważna jest szczegółowa treści informacji pokontrolnej oraz wskazanych tam uchybień / zastrzeżeń. Zdecydowanie nie można zbagatelizować nawet najdrobniejszych uwag / zastrzeżeń.
Po analizie informacji pokontrolnej zawsze należy ocenić, czy uwagi przedstawione przez osoby kontrolujące są zgodne ze stanem faktycznym.
Błędy w informacji pokontrolnej mogą wynikać m.in. z braku analizy pełnej dokumentacji, pominięciu jakiegoś dokumentu lub dowodu, błędnej interpretacji danych, złego zrozumienia norm prawnych itp.
W terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, beneficjent ma prawo do złożenia umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do tej informacji.
Aby uniknąć kar finansowych, konieczne jest profesjonalne i szczegółowe odniesienie się do wszystkich kwestii poruszanych w informacji pokontrolnej.
Instytucja kontrolująca ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia do informacji pokontrolnej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. Jeżeli jednak w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń instytucja kontrolująca przeprowadza dodatkowe czynności kontrolne, żąda przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień, powyższy 14 dniowy termin każdorazowo ulega przerwaniu co oznacza, że biegnie on na nowo.
Po rozpatrzeniu zastrzeżeń instytucja kontrolująca sporządza ostateczną informację pokontrolną. Można ona uwzględniać nasze stanowisko lub nie.
Niestety skutkiem stwierdzenia nieprawidłowości jest zazwyczaj albo pomniejszenie wartości wydatków kwalifikowalnych (przed zatwierdzeniem wniosku o płatność) albo nałożenie korekty finansowej (po wypłacie środków – czyli konieczność „zwrotu części dotacji”).
I dlatego, nawet jeśli końcowa informacja pokontrolna jest negatywna i przynosi ww. skutki, należy koniecznie podjąć natychmiastowe działania celem złożenia np. odwołania i doprowadzenia do sytuacji, w której wykażemy iż dany projekt realizowany jest prawidłowo.