Należy wskazać, że nawet wzorowe prowadzenie projektu, może nie uchronić beneficjenta od otrzymania informacji pokontrolnej wskazującej pewne niedociągnięcia lub inne zarzuty oraz zalecenia co do konieczności wprowadzenia zmian w projekcie.
Po każdej kontroli instytucja pośrednicząca przesyła do beneficjenta informację pokontrolną.
Jest to dokumenty / pismo w którym zawarte są wszystkie kontrolowane aspekty i w którym co do zasady wskazywane są niedociągnięcia, nieprawidłowości i inne zarzuty cod o realizacji projektu.
Co do zasady, w informacji pokontrolnej wskazane są również wskazówki jakie zmiany w projekcie należy wprowadzić.
Kluczowe jest aby dokładnie przeanalizować stawiane zarzuty i rzeczowo się do nich odnieść.
Nie jest wykluczone, iż sami kontrolerzy mogli nie dopatrzyć się wszystkich istotnych elementów, mogli coś pominąć. Dlatego tak istotne jest skrupulatne odniesienie się do stawianych zarzutów.
Czasami zdarza się sytuacja, iż przestawione dokumenty zostały źle / błędnie ocenione lub nie ujęto ich w trakcie kontroli a są one kluczowe. Często potencjalne zarzuty wynikają z nieznajomości szczegółów projektu.
Zatem, niezmiernie istotne jest aby w terminie 14 dni dokładnie przeanalizować stawiane zarzuty, odpowiedzieć na każdy z zarzutów i przygotować odpowiednie stanowisko dla instytucji pośredniczącej. Sporządzenie profesjonalnego odwołania często nie jest proste dlatego też, tak istotne jest zwrócenie się do profesjonalnego pomiotu który ujmie w odwołaniu wszystkie kluczowe kwestie.
W odwołaniu można przedstawić wyjaśnienia, dodatkowe dokumenty czy argumentację, wskazującą na nieprawidłowości po stronie kontroli. Należy odnieść się do każdego z zarzutów i do każdej uwag.
A w sytuacji skrajnej tj. w przypadku nieprawidłowości powodujących konieczność zwrotu części dotacji – należy bezwzględnie walczyć o zmniejszenie nałożonej kary.
Jako że zdarzają się uchybienia których czasami nie można skorygować – to tak istotne jest odpowiednie stanowisko beneficjenta i wniosek o zmniejszenie nałożonej kary.
Jak już wspominano, w informacji pokontrolnej często zawarte są zalecenia co do zmian koniecznych do wprowadzenia. W tym przypadku konieczne jest wprowadzenie zaleceń, właściwe ich udokumentowanie i przesłanie do instytucji pośredniczącej wszelkich dowodów potwierdzających wprowadzenie zdefiniowanych zaleceń.
Musimy liczyć się z tym, że jeśli nie wprowadzimy wskazanych zmian to może się to wiązać się z nałożeniem kary finansowej.