Wezwanie do wyjaśnień w projekcie unijnym wymaga szybkiej i przemyślanej reakcji. Odpowiedź powinna być konkretna, oparta na dokumentach i odnosić się dokładnie do pytań instytucji. Nie warto odpowiadać ogólnie ani pomijać trudnych kwestii, ponieważ brak precyzyjnych wyjaśnień może prowadzić do korekty finansowej lub żądania zwrotu dotacji.
W odpowiedzi należy:
- wskazać numer projektu i wezwania,
- odnieść się do każdego zarzutu osobno,
- powołać dokumenty potwierdzające stanowisko beneficjenta,
- wyjaśnić celowość i racjonalność wydatków,
- wykazać związek kosztów z projektem,
- załączyć brakujące dokumenty,
- zachować spokojny, rzeczowy język.
Jeżeli instytucja kwestionuje kwalifikowalność wydatku, trzeba pokazać, że koszt był zgodny z umową, regulaminem i wytycznymi oraz że rzeczywiście służył realizacji projektu. Jeżeli problem dotyczy procedury wyboru wykonawcy, należy przedstawić dokumentację postępowania i wykazać brak wpływu uchybienia na konkurencyjność.
Dobrze przygotowana odpowiedź może zapobiec zwrotowi dotacji albo ograniczyć wysokość korekty finansowej.