Od 1996 roku pracodawca w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony ma obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.
Niewykonanie tego obowiązku jest naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę w rozumieniu art. 45 § 1 kodeksu pracy.
Podanie przyczyny pozornej (nierzeczywistej, nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem jej wskazania.
Konkretność wskazania przyczyny należy oceniać z uwzględnieniem innych, znanych pracownikowi okoliczności uściślających tę przyczynę.
Co do zasady, możliwe są różne sposoby określenia przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. Z oświadczenia pracodawcy powinno jednak wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy.
Niedopuszczalne jest podanie bardzo ogólnej przyczyny w wypowiedzeniu a następnie, konkretyzowanie wskazanej w wypowiedzeniu przyczyny.
Dotyczy to także sytuacji, gdy pracodawca w trakcie procesu powołuje się na niewywiązywanie się przez pracownika z nałożonych na niego obowiązków pracowniczych. Sąd Najwyższy uznał, że takie działanie pracodawcy należy uznać za spóźnione i niedopuszczalne, gdyż skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę powinna być pracownikowi znana najpóźniej z chwilą otrzymania pisma wypowiadającego umowę.
Obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia nie dotyczy sytuacji, gdy umowę o pracę wypowiada pracownik.
Brak podania przyczyny wypowiedzenia przez pracodawcę umowy na czas nieokreślony lub niewłaściwe jej podanie stanowi naruszenie prawa i uprawnia pracownika do dochodzenia odszkodowania.
Co do zasady zgodnie z dotychczasowym orzecznictwem, naruszeniem art. 30 § 4 kodeksu pracy jest zarówno brak wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, jak i ujęcie jej w sposób zbyt ogólnikowy lub też podanie innej przyczyny niż uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę.
Należy pamiętać, że w razie postępowania sądowego sąd może oceniać zasadność złożonego wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia tylko w granicach przyczyny podanej w pisemnym oświadczeniu pracodawcy. Nawet jeśli pracodawca wykaże okoliczności uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę, które miały miejsce w konkretnym przypadku, nie będą one miały znaczenia w procesie, jeżeli nie zostały wskazane w treści pisemnego wypowiedzenia.
Dlatego tak ważne jest każdorazowo skonsultowanie się z prawnikiem celem oceny poprawności otrzymanego wypowiedzenia umowy o pracę w kontekście ewentualnego odwołania.