Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Kodeksu pracy pracę zdalną, jednocześnie uchylając przepisy dot. telepracy – przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.
W związku ze zmianą ww. przepisów pojawiło się zagadnienie „regulaminu pracy zdalnej” i tego co powinien on zawierać, w jakiej formie powinien obowiązywać itp.
Zawarta w art. 6718 § 1 Kodeksu pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej z różnych miejsc, o ile będą one każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Istotne jest, iż praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu lub częściowo a polega ona na wykonywaniu zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Co do zasady, zgodnie z art. 67(20) § 1 k.p., zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
W myśl art. 67(20) § 5, wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, – w takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Jednak kluczowe jest to co powinien zawierać taki regulamin.
I tak, regulamin pracy zdalnej powinien zawierać m.in.
1. informację kogo dotyczy – zatem w pierwszej kolejności regulamin powinien wskazywać na grupę albo grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną. Pracodawca biorąc pod uwagę m.in. rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy, organizację pracy powinien wskazać, którzy pracownicy uprawnieni są do wykonywania pracy w sposób zdalny. Co do zasady przepisy nie definiują pojęcia „grupa pracowników”, zatem organizacja ma dużą dowolność w jej określeniu. Chodzi jedynie o to, żeby można było dokonać identyfikacji pracowników uprawnionych do wykonywania pracy zdalnej.
2. informację o kosztach, ekwiwalencie, ryczałcie czyli wskazanie jakiego rodzaju koszty pokrywa pracodawca (np. koszty energii elektrycznej i usług komunikacyjnych, czy ewentualnie przewiduje inne dodatkowe (fakultatywne) koszty, które chce pokryć, jak np. koszty zakupu krzesła) oraz zasadach na jakich koszty zostaną pokryte, tj. czy nastąpi zwrot kosztów na podstawie dokumentów (faktur, rachunków) czy zostanie ustalony ryczałt. Punkt ten powinien również zawierać informację odnośnie kosztów instalacji, kosztów serwisu, kosztów konserwacji narzędzi pracy. Regulamin powinien również określać zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Regulamin może również określać wysokość kwotową ekwiwalentu lub wysokość kwotową ryczałtu. Postanowienia regulaminu mogą również przewidywać częstotliwość wypłaty ekwiwalentu/ryczałtu a także przypadki, w których taki ekwiwalent/ryczałt nie będą wypłacane np. choroba lub urlop pracownika.
3. informację o zasadach porozumienia się z pracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy z uwagi na to, że wykonywanie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracownika.
4. informację o zasadach kontroli wykonywanej przez pracodawcę
W ramach elementów obligatoryjnych, regulamin powinien również zawierać zasady kontroli:
1) wykonywania pracy zdalnej przez pracownika
2) w zakresie bezpieczeństwa i higienicznych warunków pracy
3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
5. informację o zasadach instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Oczywiście regulamin pracy zdalnej może zawierać również i inne elementy oprócz ww. obowiązkowych punktów.
Co istotne, każdy regulamin pracy zdalnej będzie inny a to dlatego, iż musi być dostosowany do warunków panujących u danego pracodawcy. Dlatego tak ważne jest indywidualne podejście do treści takiego regulaminu i ustalenie jego treści po dokładnej analizie zasad i warunków świadczenie pracy u danego pracodawcy