W perspektywie finansowej na lata 2007 – 2013 polskie instytucje dysponowały miliardami EUR. Zawarto tysiące umów z beneficjentami. Niestety, często zdarzają się sytuacje w których instytucje te wypowiedziały zawarte umowy zobowiązując beneficjentów do zwrotu otrzymanych środków / dotacji. Wypowiadając umowę, zobowiązywano beneficjenta do zwrotu otrzymanych środków wraz odsetkami.
O ile, wypowiedzenie umowy zanim beneficjent otrzymał jakąkolwiek transzę płatności jest co do zasady „neutralne”, o tyle konieczność zwrotu środków otrzymanych i już „spożytkowanych / wydanych” jest zawsze problematyczne i może wiązać się z dużymi problemami z płynnością finansową każdej firmy.
Do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie dochodzi dość często na końcowym etapie realizacji projektu lub nawet na etapie utrzymania jego trwałości.
Najczęstsze powody wypowiedzenia umowy to m.in.:
- nieosiągnięcie wskaźników wskazanych we wniosku o dofinansowanie
- działanie w sprzeczności z zawartą umową o dofinansowanie
- błędy w procedurze konkurencyjności
- błędy rachunkowe
- niezrealizowanie całości / części projektu
- brak zgody instytucji na zmiany w projekcie
Dlatego tak ważne jest, aby na każdym etapie realizacji projektu unijnego podejmować właściwe kroki celem uniknięcia jakichkolwiek problemów na etapie rozliczania pozyskanego wsparcia. Konieczne jest m.in. skrupulatne gromadzenie całej dokumentacji związanej z projektem, utrzymywanie odpowiedniego poziomu komunikacji z instytucją, kierowanie odpowiedniej argumentacji do instytucji, przekazywanie odpowiednich informacji, uzyskiwanie odpowiednich zgód co do zmian w projekcie na odpowiednim etapie.
Tylko i wyłącznie kompleksowe podejście gwarantuje bezproblemową realizację i rozlicznie projektu bez konieczności zwrotu jakiejkolwiek części otrzymanego wsparcia.
Trzeba mieć na uwadze, że nie tylko beneficjenci popełniają błędy. Również i instytucje dokonują błędnych analiz i ocen. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnej pomocy na etapie rozliczania dotacji i w sytuacji zobowiązania do zwrotu otrzymanego wsparcia.